Tímaraðir eru uppfærðar árlega eftir að Hagstofan hefur birt lykilhagtölur úr samsvarandi grunngögnum. Áætlað er að grunnurinn verði uppfærður að fullu í lok hvers árs með heildstæðum upplýsingum fyrir árið á undan.

Gagnagrunnurinn er í sífelldri þróun og eru upplýsingar úr honum reglulega uppfærðar og endurskoðaðar. Þá mun breytum smátt og smátt fjölga þar sem reynt verður að koma til móts við þarfir notenda. Meginmarkmiðið með uppbyggingu rannsóknagagnagrunnsins er að auka gæði gagna í félags-, heilbrigðis- og menntavísindum með því að veita rannsakendum aðgang að gögnum Hagstofunnar fyrir örugga og ábyrga greiningu.

Mikilvægt er að notendur séu meðvitaðir um að grunnurinn er í uppbyggingu og hefur því ekki allur verið gæðaprófaður að fullu í samræmi við framleiðsluviðmið í hagtölugerð.

Almennur afgreiðslutími fyrir aðgang að gögnum úr rannsóknagagnagrunni eru innan við átta vikur frá samþykkt umsóknar.

Ef gögn eru ekki tiltæk í rannsóknagagnagrunni Hagstofunnar er mögulega hægt að sérsníða breytur fyrir verkefni að því gefnu að gögn séu til hjá Hagstofunni. Örgangaþjónusta mun leggja mat á hvort mögulegt sé að sérsíða breytur hverju sinni. Umsækjendum er bent á að kynna sér efni útgefinna hagtalna og lýsisgögn þeirra á vef Hagstofunnar til að fá yfirlit yfir tiltæk gögn.

Almennt gildir að sérsniðin örgögn fela í sér viðameiri gagnavinnslu sem tekur lengri tíma en afgreiðsla gagna úr rannsóknagagnagrunni Hagstofunnar.

Hagstofan býður upp á samtengingu gagna stofnunarinnar og annarra gagna, til dæmis úr sjálfstæðri gagnasöfnun rannsakenda. Vilji rannsakandi tengja eigin gögn við gögn Hagstofunnar þarf að senda örgagnaþjónustu afrit af tilkynningu til eða leyfi Persónuverndar fyrir eigin gagnasöfnun ef þörf er á samkvæmt lögum um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga. Einnig þarf að senda afrit af leyfi Vísindasiðanefndar ef þörf er á samkvæmt þeim lögum og reglugerðum sem gilda um vísindarannsóknir á heilbrigðissviði.

Gögnum frá öðrum aðilum þarf að miðla til Hagstofunnar þannig að tenging við gögn stofnunarinnar á öruggan hátt sé möguleg. Eftir móttöku mun Hagstofan útbúa einkvæman dulkóðunarlykil sem leyfir að gögn séu sameinuð gögnum hennar. Dulkóðuð gögn eru svo gerð aðgengileg greiningaraðilum á lokuðum og vöktuðum vefþjóni stofnunarinnar.

Afrit af tilskyldum leyfum þurfa að berast til örgagnaþjónustu Hagstofunnar áður en gögn eru send til hennar til tengingar á orgogn@hagstofa.is.

Hlutverk bakhjarls er að tryggja að greiningaaðilar sem starfa á hans vegum fari að reglum um trúnað og gagnavernd.

Einungis lögaðilar sem geta sýnt fram á að þeir hafi ríkar rannsókna- eða greiningaþarfir geta sótt um bakhjarlsstöðu. Einnig þarf rannsókna- eða greiningahlutverk lögaðilans að vera sjálfstætt og aðgreint frá stjórnsýslulegu hlutverki, þar sem við á. Hagstofan veitir ekki aðgang að örgögnum í stjórnsýslulegum tilgangi, til dæmis til að greina þörf tiltekinna einstaklinga fyrir þjónustu.

Einungis er heimilt að sækja um aðgang að örgögnum til tölfræðilegra rannsókna og greininga. Hlutverk bakhjarls er að ábyrgjast að vinnsluaðilar á hans vegum starfi samkvæmt þessu.

Þá skulu bakhjarlar uppfylla forsendur um upplýsingatækni og innviði til að tryggja gagnaöryggi í samræmi við lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga ásamt öðrum reglum sem Persónuvernd setur á grundvelli ofangreindra laga.

Hagstofan getur veitt íslenskum lögaðilum vottun sem bakhjarli rannsókna og greininga að uppfylltum eftirfarandi skilyrðum:

1. Bakhjarl skal hafa ríkar tölfræðilegar rannsókna- eða greiningaþarfir. Það felur í sér að eitt meginverkefna eða stefnumál bakhjarls skal vera rannsóknir eða greiningar í tölfræðilegum tilgangi.
2. Bakhjarl skal uppfylla annað hvort viðmið a eða b:
1. Saga eða orðspor bakhjarls skal einkennast af vísindalegum rannsóknum sem eru aðgengilegar almenningi og eru unnar í almannaþágu; reynsla bakhjarls við framkvæmd rannsókna skal vera metin á grunni tiltækra lista um útgáfur og rannsóknarverkefni sem hann hefur tekið þátt í.
2. Bakhjarl er opinber stofnun eða ráðuneyti með ríkar greiningarþarfir vegna stefnumótandi stjórnsýsluákvarðana.
3. Bakhjarl skal vera sérstök lagaleg eining með skilgreint rannsóknarhlutverk eða vera rannsókna- eða greiningadeild innan stofnunar eða ráðuneytis.
4. Bakhjarl skal vera sjálfstæður og sjálfráða í greiningum og framsetningu á tölfræðilegum niðurstöður og þannig aðgreindur frá stjórnsýslulegu hlutverki sínu og afskiptum stjórnvalda af greiningarvinnunni.
5. Bakhjarl skal uppfylla forsendur um upplýsingatækni og innviði til að tryggja gagnaöryggi í samræmi við lög nr. 90/2018 um persónuvernd og vinnslu persónuupplýsinga, reglum nr. 299/2001 um öryggi persónuupplýsinga ásamt öðrum reglum sem Persónuvernd setur á grundvelli ofangreindra laga.

Umsóknir um stöðu bakhjarls eru metnar á grundvelli umsóknar bakhjarls og mögulegra fylgiskjala auk annarra opinberra upplýsinga.

Þegar öll nauðsynleg gögn hafa borist rannsóknaþjónustu Hagstofunnar tekur hún saman áætlaðan kostnað við vinnslu umsóknar og veitingu aðgangs að gögnunum og ber hann undir umsækjenda til samþykkis ásamt tímaáætlun um hvenær gögn verða aðgengileg. Þegar rannsakandi hefur samþykkt kostnaðinn er beiðnin tekin til formlegrar afgreiðslu hjá Hagstofunni.

Mat á kostnaði tekur mið af gjaldskrá Hagstofunnar en dæmi um kostnað við afgreiðslu umsóknar og gagnatiltekt má sjá töflu hér að neðan. Öll viðbótarþjónusta vegna verkefnisins og sú vinna sem fellur utan kostnaðaráætlunar er gjaldskyld samkvæmt tímataxta Hagstofunnar.

Hagstofan veitir aðgang að örgögnum í gegnum Windows Remote Desktop kerfið. Til að tryggja öryggi gagna og vernda viðkvæmar upplýsingar eftirfarandi öryggisráðstafanir hafa verið innleiddar:

• ISO 27001 vottun: Hagstofan er vottuð með ISO 27001 sem er alþjóðlegur staðall fyrir stjórnun upplýsingaöryggis. Þetta tryggir að ströngum öryggisreglum og bestu starfsvenjum til að vernda gögn er fylgt.
• Dulkóðun: Allar samskiptaleiðir í gegnum Remote Desktop eru dulkóðaðar með sterkum dulkóðunaralgrímum til að koma í veg fyrir óheimilan aðgang og tryggja trúnað gagna.
• Aðgangsstýring: Aðeins viðurkenndir notendur með réttindi fá aðgang að kerfinu.
• Reglubundin öryggisuppfærslur: Hugbúnaðar- og öryggisuppfærslur eru reglulega innleiddar til að verja kerfið gegn nýjustu öryggisógnum.
• Eftirlit og skráning: Fylgst er með aðgangi og virkni í kerfinu og atvik skráð til að greina og bregðast við mögulegum öryggisfrávikum.
• Þjálfun starfsfólks: Starfsfólk okkar fær reglulega þjálfun í gagnavernd og upplýsingaöryggi til að tryggja að það sé meðvitað um bestu starfsvenjur og mögulega ógnir við gagnaöryggi.

Hagstofan veitir einungis aðgang að örgögnum eftir að bein og óbein auðkenni hafa verið fjarlægð. Bein persónuauðkenni eru ávallt fjarlægð og skipt út fyrir gerviauðkenni sem er einkvæmt fyrir hvert verkefni. Rannsakendur geta þannig hvorki tengt gögn á milli ólíkra verkefna né hafa þeir aðgang að lykli dulkóðunar.

Þegar gögn hafa verið útbúin í samræmi við gagnabeiðni metur rannsóknaþjónustan hættu á rekjanleika gagnasafnsins og gerir viðeigandi ráðstafanir. Til að mynda gæti örgagnaþjónustan ákveðið að sameina flokka á flokkabreytum ef hætta er talin á rekjanleika vegna einstakrar samsetningar á upplýsingum (til dæmis bakgrunnsupplýsingum).

Greiningaraðilar bera ábyrgð á að rekjanleiki sé hvorki til staðar í birtingum þeirra né verði til á grundvelli samtenginga í birtum niðurstöðum þeirra. Greiningaraðilar skulu kynna sér evrópsk viðmið um rekjanleika og viðmið Hagstofu Íslands um rekjanleikavarnir örgagna áður en gagnavinnsla hefst.

Hagstofa Íslands áskilur sér rétt til að skilgreina viðkvæmar upplýsingar víðar en gert er í lögum Persónuverndar enda í samræmi við auknar trúnaðarskyldur Hagstofunnar sem skilgreindar er í lögum um hana.

Áður en greiningaraðila er veittur aðgangur að gögnunum skrifar hann undir yfirlýsingu um að honum sé ljóst til hvaða öryggisráðstafana Hagstofan mun grípa til þess að tryggja trúnað og öryggi gagna, hvaða skyldur rannsakandi hafi svo trúnaður og öryggi gagna sé tryggt og hverjar séu afleiðingar þess að brjóta trúnað eða lög í meðferð gagna.

Greiningaraðili sem sækir um aðgang að örgögnum Hagstofunnar staðfestir með undirskrift sinni að:

1. Gögn Hagstofu Íslands sem greiningaraðili fær aðgang að verði eingöngu notuð í þágu verkefnis sem lýst er í umsókn þessari um aðgang að trúnaðargögnum.
1. Greiningaraðili heitir fullum trúnaði um upplýsingar sem er að finna í gögnum Hagstofunnar sem hann fær aðgang að.
2. Aðrir en þeir sem tilgreindir eru í umsókninni fái ekki aðgang að gögnum Hagstofunnar eða innskráningarupplýsingum til þess að nota rannsóknaumhverfi stofnunarinnar.
3. Hagstofunni verði tilkynnt um lok rannsóknar og fær upplýsingar um birtingu niðurstaðna.
4. Í öllum birtingum á niðurstöðum rannsóknarinnar verði þess getið að gögnin komi frá Hagstofunni.
5. Greiningaraðila sé ljóst að Hagstofan dylur rekjanleika gagna sem greiningaraðili fær aðgang að samkvæmt reglum stofnunarinnar um öryggi og rekjanleika og kveðið er á um í 13. grein Laga um Hagstofu Íslands og opinbera hagskýrslugerð (163/2007).
6. Greiningaraðila sé skylt að láta Hagstofuna vita ef hann verður var við eitthvað sem betur mætti fara í öryggi gagnanna.
7. Greiningaraðili mun ekki vista nein gögn nema í þess til gerða möppu á rannsóknaumhverfi Hagstofunnar eða taka afrit af þeim með neinum hætti.
8. Greiningaraðili mun ekki vista neinar utanaðkomandi upplýsingar inn á rannsóknaumhverfi Hagstofunnar.
9. Greiningaraðila sé ljóst að til þess að tryggja öryggi gagnanna mun ekki verða tekið afrit af vinnu greiningaraðila á gögnunum á rannsóknaumhverfi Hagstofunnar.
10. Greiningaraðila sé ljóst að starfsmaður Hagstofunnar muni fylgjast með vinnu greiningaraðila á rannsóknaumhverfi Hagstofunnar.
11. Greiningaraðila sé ljóst að starfsmaður Hagstofunnar muni leggja mat á þau gögn sem greiningaraðili vistar í þar til gerða möppu og senda greiningaraðila þau gögn (þ.e., niðurstöður) sem uppfylla öryggisskilyrði Hagstofunnar um rekjanleika gagna.
12. Brjóti greiningaraðili reglur þessar muni bakhjarl verkefnisins missa stöðu sína sem slíkur aðrir aðilar geti þá ekki sótt um aðgang að örgögnum Hagstofu Íslands til rannsókna og greininga. Jafnframt verður aðgangi greiningaraðila að gögnunum tafarlaust lokað.
13. Greiningaraðila sé ljóst að misnotkun á gögnum Hagstofunnar eða röng meðferð á þeim getur varðað við lög. Ef grunur leikur á um að greiningaraðili hafi brotið lög mun Hagstofan loka aðgangi hans að gögnunum tafarlaust og vísa málinu áfram til viðeigandi stjórnvalda.
14. Greiningaraðila sé ljóst að gögn verði aðgengileg í fjögur ár frá þeim tíma sem aðgangur að gögnum er opnaður, nema um annað sé sérstaklega samið. Ljúki rannsókn fyrr skal tilkynna lok rannsóknar til Hagstofunnar án tafar.

Rannsakandi fær tímabundinn fjaraðgang að vefþjóni Hagstofunnar sem geymir umbeðin örgögn ásamt nauðsynlegum hugbúnaði. Vefþjónninn er aðskilinn öðrum kerfum Hagstofunnar, þar með talið gagnagrunnum. Fyrir aðgang gagna þarf notandanafn og lykilorð sem örgagnaþjónustan útvegar.

Fjaraðgangskerfið býður upp á notkun tölfræðilegs hugbúnaðar sem ekki er leyfisskyldur svo sem R, R Studio og Python. Hagstofa útvegar rannsakendum ekki leyfisskyldan hugbúnað til tölfræðigreiningar, svo sem SPSS eða STATA, en rannsakendur eða bakhjarlar geta sjálfir útvegað slíkan hugbúnað og notað hann innan kerfisins. Fyrir frekari upplýsingar og tæknilega aðstoð skal hafa samband við help-idunn@hagstofa.is.

Gögn eru jafnan aðgengileg í fjögur ár frá opnun aðgangs en krefjist greiningarvinnan lengri tíma skal semja um það sérstaklega.